وظايف پست‌های نامبرده بر اساس وظايف واحد سازماني به شرح ذيل مي‌باشد:

رئیس امور اداری:

                      ·           نظارت بر حسن جريان كليه امور واحدهاي تحت سرپرستي

                      ·           صدور دستورات لازم به منظور ايجاد هماهنگي بين واحدها

                      ·           سازماندهي فعاليت‌هاي مربوط و تقسيم كار، تعيين وظايف و حدود مسئوليت‌ها و اختيارات واحدهاي تحت سرپرستي

                      ·           تعيين خط‌مشي و نظارت بر حسن اجراي آن

                      ·           صدور دستورالعمل‌ها و ضوابط مربوط

                      ·           نظارت در تنظيم بودجه واحد مربوطه

                      ·           شركت در كميسيون‌ها، سمينارها، كميته‌ها و جلسات مختلف و تهيه گزارشات لازم جهت استحضار مقام مافوق

                      ·           انجام مطالعات لازم در مواردي از قبيل تشكيلات، روش‌ها، آموزش، طبقه‌بندي مشاغل و تهيه پيشنهادات لازم جهت ارائه به واحد تشكيلات جهت ارائه به سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور

                      ·           تهيه مجموعه هدف، وظايف و پست‌هاي سازماني كاركنان بيمارستان و پيشنهاد آن به واحد تشكيلات جهت ارائه به سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور جهت تائيد آن

                      ·           انجام فعاليت‌هاي لازم در زمينه پياده كردن مفاد طرح طبقه‌بندي مشاغل دولت در مورد مستخدمين سازمان متبوع با همكاري واحدكارگزيني

                      ·           تشريك مساعي با واحدهاي ذيربط در تنظيم آئين‌نامه، بخشنامه و....

                      ·           برنامه‌ريزي و تمشيت و سرپرستي امور مختلف واحدهاي تحت سرپرستي

                      ·           اجراي خط‌مشي تعيين شده و اتخاذ تدابير لازم به منظور حسن انجام هدف‌هاي مورد نظر

                      ·           پيش‌بيني احتياجات پرسنلي سازمان متبوع و اقدام در مورد تامين اين احتياجات

                      ·           اتخاذ تدابير لازم به منظور پيشرفت و بهبود امور جاري

                      ·           تهيه گزارشات لازم جهت ارائه به مقام مافوق

                      ·           نظارت بر امور در جهت تكميل مشخصات پرسنلي كاركنان

                      ·           نظارت بر اجراي امور ارزشيابي ساليانه كاركنان و تعيين ضرايب افزايش سنواتي آنان جهت صدور حكم حقوقي مربوطه

                      ·           همكاري در امر آموزش، پژوهش و امور تحقيقاتي در زمينه شغلي

                      ·           نظارت بر امر آموزش كاركنان با همكاري مسئولين مربوطه

                      ·           نظارت بر اجراي طرح تكريم ارباب رجوع و رسيدگي به شكايات بر حسب مورد

                      ·           نظارت بر انجام امور مربوط به تعاون، بيمه و رفاه كارمندان

                      ·           انجام ساير امور محوله طبق دستور مقام مافوق

این سمت از لحاظ سلسله مراتب به مدیر بیمارستان پاسخگو می‌باشد و از پست سازمانی مسئول کارگزینی گزارشات را دریافت می‌نماید و جهت شرایط احراز حداقل دارای مدرک تحصیلی کارشناسی رشته‌های امور اداری و مدیریت می‌باشد.

کارشناس اموراداری:

                      ·           انجام مطالعات لازم در زمینه‌ی نیاز پرسنلی واحدهای تابعه و مطابقت آن با تشکیلات مصوب و انجام اقدامات لازم در جهت اعلام نظرات کارشناسی در این مورد

                      ·           همکاری در تهیه و تدوین مجموعه اهداف، وظایف و پست‌های سازمانی واحدهای تابعه و پیشنهاد آنها به مراجع ذیربط جهت بررسی و تأیید لازم

                      ·           تهیه شرح وظایف پست‌های سازمانی مصوب واحد با همکاری کارشناسان ذیربط و انجام اقدامات لازم جهت بررسی و تصویب نهایی آنها

                      ·           همکاری و انجام اقدامات لازم در مورد پیاده نمودن مفاد طرح طبقه‌بندی مشاغل در واحد مربوطه

                      ·           تشریک مساعی با کارشناسان مدیریت امور نیروی انسانی و مدیریت تشکیلات، آموزش و بودجه برنامه‌ای در مورد تنظیم آئین نامه‌ها، بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های مورد نیاز در امور اداری ذیربط

                      ·           آموزش و ارائه راهنمایی‌های لازم به پرسنل شاغل در کارگزینی واحد مربوطه جهت انجام بهینه امور محوله

                      ·           بررسی نیازهای استخدامی واحد، با مدنظر قرار دادن تشکیلات مصوب و استانداردهای ابلاغی، جهت تامین نیروی انسانی مورد نیاز واحد و انجام مکاتبات لازم در این مورد

                      ·           انجام همکاری لازم با مسئولین واحد جهت تکمیل و اعلام بموقع ارزشیابی سالیانه کارکنان واحد در صورت نیاز و درخواست مسئول مربوطه

                      ·           پاسخ به مکاتبات ارجاعی و پیگیری لازم تا حصول نتیجه

                      ·           شرکت در جلسات، کمیسیون‌های اداری و ارائه نظرات و کارشناسی در صورت لزوم

                      ·           بررسی روش‌های مناسب ساده کردن مراحل انجام امور اداری از طریق حذف مراحل زائد و ارائه نتایج حاصله به مسئولین مافوق

                      ·           بررسی و کنترل فرم‌های اداری موجود در واحد و طراحی فرم‌های جدید با توجه به نیازهای پرسنلی کارکنان

                      ·           تهیه گزارش‌های لازم در مورد فعالیت‌ها و عملکرد انجام یافته و ارائه راه‌حل‌های مناسب جهت رفع مشکلات موجود

                      ·           همکاری لازم با واحد کارگزینی جهت تهیه آمارهای درخواستی در واحد در صورت نیاز و انجام مکاتبات لازم در این مورد

                      ·           شرکت فعال در دوره‌های کارآموزی، مهارتی و آموزشی در جهت ارتقاء معلومات و توامندی‌های شغلی و بکارگیری نتایج آنها در انجام وظایف محوله

                      ·           انجام سایر امور مربوطه طبق دستور مافوق مطابق مقررات

این سمت از لحاظ سلسله مراتب به رئیس اموراداری پاسخگو می‌باشد و از پست سازمانی کارگزین گزارشات را دریافت می‌نماید و جهت شرایط احراز حداقل دارای مدرک تحصیلی کارشناسی امور اداری و مدیریت می‌باشد.

کارگزین:

·         تهيه پيش‌نويس‌هاي كارگزيني از قبيل پيش‌نويس احكام انتقال، ترميم حقوق، مرخصي، معذوريت، ترفيع، اضافه كار و نظير آن با اطلاع مقام مافوق و با رعايت قوانين و مقررات مربوط

·         انجام امور مربوط به كاركناني كه به نحوي از سيستم اداري خارج مي گردند (پايان طرح خدمت، بازنشستگي، فوت)

·         انجام امور مربوط به تعاون، بيمه و رفاه كارمندان

·         برنامه‌ريزي و تمشيت و سرپرستي امور مختلف كارگزيني

·         اجراي خط‌مشي تعيين شده و اتخاذ تدابير لازم به منظور حسن انجام هدف‌هاي مورد نظر

·         تهيه ضوابط و دستورالعمل‌هاي لازم

·         شركت در جلسات مختلف برحسب نياز

·         پيش‌بيني احتياجات پرسنلي سازمان متبوع و اقدام در مورد تامين اين احتياجات

·         مطالعه قوانين و مقررات استخدامي و اظهارنظر در مورد نحوه اجراي قوانين و مقررات مورد عمل

·         اتخاذ تدابير لازم به منظور پيشرفت و بهبود امور جاري

·         تهيه گزارشات لازم جهت ارائه به مقام مافوق

·         اقدام در جهت تكميل مشخصات پرسنلي كاركنان

·         تهيه آمار و اطلاعات مورد نياز پرسنلي از طريق رايانه جهت ارائه به مقام مافوق

·         تهيه خلاصه سوابق پرسنلي جهت صدور احكام ارتقاء گروه پرسنل

·         صدور احكام افزايش سنواتي و ترميم ضريب حقوق ساليانه پرسنل با رعايت قوانين و مقررات مربوط

·         پيگيري لازم در جهت تسريع در انجام امور ارزشيابي ساليانه كاركنان و تعيين ضرايب افزايش سنواتي آنان جهت صدور حكم حقوقي مربوطه

·         شركت در جلسات و كارگاه‌هاي آموزشي به منظور ارتقاء دانش و مهارت‌هاي فردي

·         ثبت فعاليت‌هاي روزانه در دفتر گزارش، تهيه و تنظيم گزارش ماهيانه فعاليت‌ها جهت ارائه به مقام مافوق

·         انجام مطالعات لازم در مواردي از قبيل آموزش، طبقه‌بندي مشاغل، قوانين و مقررات استخدامي و غيره

·         تهيه پيشنهادات لازم جهت ارائه به مسئولين مربوطه

·         همكاري در امر آموزش، پژوهش و امور تحقيقاتي در زمينه شغلي

·         انجام ساير امور محوله طبق دستور مقام مافوق

این سمت از لحاظ سلسله مراتب به مسئول کارگزینی پاسخگو می‌باشد و از پست سازمانی متصدی امور دفتری گزارشات را دریافت می‌نماید و جهت شرایط احراز حداقل دارای مدرک تحصیلی فوق دیپلم رشته‌های امور اداری و مدیریت می‌باشد.

متصدی امور دفتری:

·         ثبت خلاصه مشخصات و جريان نامه‌هاي وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در رايانه يا دفاتر مربوطه

·         پاسخگويي به مراجعين حضوري يا تلفني واحد، راهنمايي آنها و درصورت لزوم فراهم آوردن شرایط انجام درخواست‌هاي آنها

·         تهيه گزارش‌هاي مورد نياز از وضعيت امور دفتري واحد جهت ارائه به مسئولين ذيربط

·         تنظيم دفتر آمار كاركنان يا ثبت آمار در فايل‌هاي رايانه‌اي

·         دريافت و نگهداري سوابق و مكاتبات مربوط به موضوع نامه‌ها و بايگاني آنها در پرونده‌هاي مربوط

·         تكثير، توزيع و ابلاغ بخشنامه‌هاي اداري براي كاركنان ذي‌نفع طبق دستور مافوق

·         تحويل سوابق و پيوست مكاتبات مورد درخواست كاركنان يا مسئولين واحد و بايگاني آنها در پرونده‌هاي مربوطه

·         تفكيك نامه‌هاي عادي و محرمانه و ارسال بموقع آنها به مسئولين ذيربط

·         دريافت صحيح دورنما، تلگرام و ... و ارجاع آنها به مراجع مورد نظر

·         تحويل پرونده‌هاي مختومه يا راكد به بايگاني راكد با كسب نظر مسئول ذيربط

·         شركت فعال در دوره‌هاي كارآموزي، مهارتي و آموزشي در جهت ارتقاء معلومات و توانمندي‌هاي شغلي و بكارگيري نتايج آنها در انجام وظايف محوله

·         انجام سایر امور مربوطه طبق دستور مافوق مطابق مقررات

این سمت از لحاظ سلسله مراتب به مسئول کارگزینی و رئیس امور اداری پاسخگو می‌باشد و جهت شرایط احراز حداقل دارای مدرک تحصیلی دیپلم می‌باشد.

مسئول دبیرخانه:

·         نظارت بر دریافت، ثبت و توزیع نامه‌های وارده

·         نظارت بر دریافت، ثبت و ارسال نامه‌های صادره

·         دریافت تلگراف‌ها و نمابرها و سپس ثبت و ارسال آنها 

·         تکثیر، توزیع و ابلاغ بخشنامه‌های صادره

·         دریافت سوابق مکاتبات و نگهداری آنها در پروند‌های مربوطه

·         نظارت و پیگیری بر گردش مکاتبات برای حصول اطمینان از برگشت نامه‌ها و مدارک مربوطه به دبیرخانه

·         تهیه گزارش‌های لازم در‌باره پرونده‌های راکد و جاری، برای از بین بردن برگه‌ها و پرونده‌های زائد

این سمت از لحاظ سلسله مراتب به رئیس امور اداری پاسخگو می‌باشد و از پست سازمانی ماشین‌نویس و متصدی اموراداری  گزارشات را دریافت می‌نماید و جهت شرایط احراز حداقل دارای مدرک تحصیلی دیپلم می‌باشد.

مسئول دفتر:

                      ·           دریافت نامه‌ها، پرونده‌ها و سایر مکاتبات رسیده به حوزه محل خدمت و همچنین ثبت خلاصه مشخصات و جریان آنها در رایانه یا دفاتر مربوط

                      ·           تفکیک و توزیع نامه‌ها، گزارشات و سایر مکاتبات بین افراد واحد ذیربط و پیگیری آنها

                      ·           دریافت صورت‌حساب تنظیمی از گروه‌های کارشناسی و ارسال آنها جهت امضا ء مسئولین ذیربط و تحویل به کارشناسان مرتبط

                      ·           انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی پرونده‌ها، نامه‌ها، گزارشات و سایر اسناد و مدارک واحد مربوط در محل‌های مخصوص

                      ·           تنظیم لیست متقاضیان ملاقات با سرپرست مربوط و تعیین زمان جلسات و کمسیون‌هایی که در محل واحد مربوط تشکیل می‌شود و مطلع ساختن افراد شرکت‌کننده در جلسه

                      ·           پاسخ‌گویی لازم به مراجعین دفتر، راهنمایی آنها و فراهم آوردن امکان انجام درخواست‌های مراجعین

                      ·           پاسخ‌گویی به مکالمات تلفنی خارج یا داخل واحد و برقراری تماس‌های تلفنی با واحدهای ذیربط

                      ·           ارسال و دریافت نمابر از واحدهای داخل یا خارج سازمان و ارسال آنها به مبادی ذیربط

                      ·           ابلاغ دستورات صادره سرپرست مربوط به اشخاص،  موسسات ذیربط و واحدهای تابعه و پیگیری نتیجه انجام آنها

                      ·           تهیه پیش‌نویس برخی از نامه‌ها، گزارشات و جدول‌ها

                      ·           تکمیل درخواست خرید یا تحویل کالا در صورت نیاز و پیگیری تحویل کالا از انبار یا واحدهای ذیربط

                      ·           انجام سایر امور مربوطه طبق دستور مافوق مطابق مقررات

                      ·           این سمت از لحاظ سلسله مراتب به مدیر بیمارستان پاسخگو می‌باشد و جهت شرایط احراز حداقل دارای مدرک تحصیلی کارشناسی امور اداری و مدیریت می‌باشد.

مسئول کارگزینی:

                      ·           اجراي قوانين، مقررات، آئين‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌هاي استخدامي

                      ·           پيگيري در خصوص اخذ مجوز استخدام و نشر آگهي استخدام در روزنامه

                      ·           نظارت و تأييد احكام استخدام رسمي، پيماني، خريد خدمت، تغيير ضريب، قطعي، انتقال، انتصاب، ارتقا گروه، مأموريت، مرخصي، تعليق و خروج از خدمت كاركنان، استعفا، خدمت نيمه وقت و عائله‌مندي و اولاد

                      ·           اجراي مقررات انضباطي (امور تخلفات اداري)

                      ·           تأیيد احكام مشمولين خدمت پزشكان، پيراپزشكان، پيام آوران بهداشت و اتباع بيگانه

                      ·           نظارت بر انجام امور واحدهاي كارگزيني

                      ·           كوشش در زمينه افزايش اطلاعات و كارآيي كاركنان كارگزيني و شبكه‌هاي تابعه

                      ·           نظارت بر امور دبيرخانه مركزي و بايگاني

                      ·           انجام ساير امور اداري حسب مورد

این سمت از لحاظ سلسله مراتب به  رئیس اموراداری پاسخگو می‌باشد و از پست سازمانی کارگزین و کارشناس اموراداری  گزارشات را دریافت می‌نماید و جهت شرایط احراز حداقل دارای مدرک تحصیلی کارشناسی اموراداری و مدیریت می‌باشد.

فرآيند اجرا و مراحل تكميل فرم‌هاي ارزيابي عملكرد:

معيارهاي سنجش ارزيابي عملكرد:

الف) شاخص‌هاي اختصاصي (40 امتياز):

الف-1) فرم شاخص‌هاي اختصاصي شامل ستون‌هایی به شرح زیر می‌باشد:

·         شرح وظیفه

·         شاخص‌هاي ارزيابي

·         واحد سنجش

·         هدف كمي مورد انتظار

·         سقف امتياز

·         عملكرد

·         امتياز مكتسبه

·        تحليل عملكرد

الف-2) نحوه امتيازدهي و مستندات قابل ارائه براي هر محور:

·        در ستون شرح وظيفه، شرح وظايف مدير يا کارمند بر اساس شغل مورد تصدي در واحد مربوطه ذکر مي‌گردد. 

·        در ستون عنوان شاخص، يک شاخص براي ارزيابي و اندازه‌گيري وظيفه تعيين شده در ستون شرح وظيفه نوشته مي‌شود. شاخص مي‌تواند به شکل درصد انجام کار يا تعداد مطرح گردد.

نکته حائز اهميت آن است که، شاخص مي‌بايست کمي و قابل اندازه‌گيري باشد. در واحدهایی که شاخص‌ها به صورت کیفی است نحوه اندازه‌گیری به صورت درصد می‌باشد.

·        در ستون واحد سنجش، واحد سنجش شاخص مورد نظر كه مي‌تواند درصد، تعداد، مورد، پرونده، ساعت و ... باشد، ذكر مي‌گردد.

·        در ستون هدف مورد انتظار، هدف کمي از پيش تعيين شده براي هر وظيفه نوشته مي‌شود که مي‌تواند به صورت درصد يا تعداد مطرح گردد.

·        در ستون سقف امتياز، براي هر شاخص بر اساس ميزان اهميت و اولويت شاخص‌ها، از 1 تا 40 امتيازدهي مي‌شود، به نحوي كه مجموع امتيازات شاخص‌هاي مختلف به عدد 40 برسد. مجموع امتیازات این ستون نمی‌تواند بیشتر از40 باشد. این اولویت‌بندی می‌بایست مورد تأیید مدیر واحد مربوطه باشد.

·        در ستون عملکرد، ميزاني از هدف که محقق گرديده به صورت درصد يا تعداد ذکر مي‌شود. در صورتی که در بخش شاخص‌های اختصاصی ارزیابی، عملکرد بیشتر از هدف کمی مورد انتظار باشد امتیاز مازادی تعلق نخواهد گرفت.

·        در ستون امتياز مکتسبه، امتياز هر شاخص بر اساس فرمول زير تعيين مي‌گردد:  

تذکر: امتياز به دست آمده از طريق اين فرمول نمي‌تواند بيشتر از امتيازي باشد که در سقف امتياز آن شاخص تعيين شده است و در مواردي که عملکرد از هدف کمي تعيين شده بيشتر باشد، بايد سقف امتياز ذکر گردد.

·        ستون تحليل عملكرد که به علل عدم تحقق اهداف، نقاط قوت و ضعف و ارائه راهکارها اختصاص دارد از اهميت بالايي برخوردار است و امتیازدهی شاخص‌های اختصاصی منوط به تکمیل این ستون می‌باشد. بنابراين ارزيابي كنندگان مكلفند، نقاط قوت، نقاط قابل بهبود و اقدام‌هاي لازم براي بهبود عملكرد را بررسي و تحليل نموده و بر اساس آن تغييرات لازم را در برنامه‌هاي اجرايي، نحوة اجرا، توانمند‌سازي كارمندان و... اعمال نموده و با همكاري كاركنان نسبت به تحقق نقاط قابل بهبود اقدام نمايند.

ب) فرم شاخص‌هاي عمومي (60 امتياز):

شاخص‌هاي عمومي، معيارهاي مشترك ارزيابي عملكرد كاركنان است كه زمينه‌ی تسهيل تحقق عملكرد اختصاصي آنها را فراهم مي‌نمايد. شاخص‌هاي عمومي مديران و كارمندان توسط معاونت توسعه مديريت و سرمايه انساني رئيس‌جمهور تهيه و به دستگاه‌ها ابلاغ گرديده است. اين شاخص‌ها در تمامي دستگاه‌هاي اجرايي مشترك مي‌باشد.

شاخص‌هاي عمومي در پنج محور ذيل براي سه گروه ارزيابي شونده (مديران مياني، مديران پايه، کارکنان) طراحي و ابلاغ گرديده است:

·        ابتكار و خلاقيت: 20 امتياز (این محور از 2 بخش مجزا تشكيل گرديده كه هر كدام10 امتياز دارد)

·        آموزش: 20 امتياز

·        رضايت ارباب رجوع: 20 امتياز

در هر يک از اين محورها، بندهاي مشخصي متناسب با سطح کارمند (مدير مياني، پايه و کاركنان) به همراه معيار و استاندارد امتيازدهي هر بند وجود دارد. ستون امتیاز عملکرد مي‌بايست به تفکيک هر بند و بر مبناي معيارهاي امتيازدهي مشخص شده تکميل شود. سپس امتياز کل آن محور در ستون امتياز مکتسبه مشخص مي‌گردد.

تذکر: امتياز هر يك از شاخص‌هاي فوق در سه سطح: عالي، خوب و متوسط در جلوي هر شاخص مشخص گرديده و با نظر مدير كل يا رئيس مركز مربوطه بصورت كيفي امتيازدهي مي‌شوند.

تذکر: مستندات لازم و نکات مهم در خصوص نحوه امتيازدهي هر بند در ذيل آمده است:

1-    محور ابتکار و خلاقیت

1-1- برنامه‌ريزي

شاخص برنامه‌ريزي براي ارزيابي مديران مياني در نظر گرفته شده و نظر مقام مافوق ملاک امتیازدهی این شاخص است. در امتیازدهی این شاخص معيارهايي مانند پايش مستمر اهداف واحد و كارمندان تحت مديريت، بررسي و تحليل ستون تحليل عملكرد فرم ارزيابي عملكرد كارمندان و تهيه و تنظيم به موقع اهداف شغلي و برنامه‌هاي توسعه كارمندان واحد تحت مديريت بر اساس تحليل عملكرد و... مد نظر قرار می‌گیرد.

2-1- توانايي در تقسيم كار و گروه‌بندي فعاليت‌ها

شاخص توانايي در تقسيم كار و گروه‌بندي فعاليت‌ها در محور ابتكار و خلاقيت بر اساس تعداد فرآیندها و مسئولیت‌های تفویض اختیار شده و با نظر مقام مافوق امتیازدهی می‌شود و جهت ارزيابي مديران مياني و پايه در نظر گرفته شده است.

3-1- مشاركت با مدير بالا دستي در ارتباط با استقرار نظام برنامه‌ريزي

                      ·           شاخص مشاركت با مدير بالادستي، در ارزيابي مديران پايه در نظر گرفته شده است.

                      ·          شاخص مذکور برای هر مدیر بر اساس پايش مستمر اهداف واحد و كارمندان تحت سرپرستي، بررسي و تحليل ستون تحليل عملكرد فرم ارزيابي عملكرد كارمندان، تهيه و تنظيم به موقع اهداف شغلي و برنامه هاي توسعه كارمندان و واحد تحت مديريت بر اساس تحليل عملكرد امتیازدهی می گردد.

4-1- استفاده از فناوری‌های نوین و نرم‌افزارهاي كاربردي در انجام وظايف

در امتياز‌دهي به اين شاخص، مي‌بايست موارد ذيل مد نظر قرار گيرد:

·         کسب مدارک دوره‌های نرم‌افزاری مورد نیاز (office، تخصصي و...)

·         آشنایی با نرم‌افزارهای تخصصی، اتوماسیون اداری و توانایی کار با کامپیوتر (نرم‌افزار office)

·         انجام امور محوله به کمک نرم افزارهای موجود با نظر مدیر

تذکر: شاخص فوق در ارزيابي عملکرد مديران مياني لحاظ نمي‌گردد.

تذکر: شاخص فوق در ارزيابي عملکرد برخی کارکنان خدماتی و پشتیبانی  (تذکر بند (ج) موضوع فرم‌های ارزیابی) لحاظ نمي‌گردد.

5-1- تحلیل عملکرد (علل عدم تحقق اهداف):

در كسب سقف امتياز شاخص ستون تحليل عملكرد، ذكر موارد ذيل ضروري مي‌باشد:

 ·         ارائه راهکار در رسیدن به هدف مطلوب

·         بررسی میزان تحقق هدف در پایان دوره

·        شناسایی نقاط قوت و ضعف

تذکر: تکمیل ستون تحلیل عملکرد در ارزيابي مديران مياني و پايه لحاظ نمي‌گردد.

6-1- مستند‌سازی تجربیات

شاخص مستندسازي تجربيات براي ارزيابي هر سه گروه در نظر گرفته شده است.

تجربیات مستند شده بایستی دارای ويژگی‌های زیر باشد:

                      ·           تجربیات می‌بایست مرتبط با شغل مورد تصدی باشد.

                      ·           مسائل، چالش‌ها و مشکلات (موانع، محدودیت‌ها، تهدیدها و فرصت‌ها) مرتبط با شغل را که بر اثر تجربیات کارمندان شناسایی شده بیان نماید.

                      ·           ارائه برنامه اصلاحی، راه‌حل و نتیجه گیری‌های مناسب جهت رفع موانع و مشکلات ارائه گردد.

 تجربيات افرادي كه بيشتر از 24 سال سابقه خدمت دارند، در قالب مجموعه ارائه شده به صورت مقاله، کتاب، پایان‌نامه، جزوه و... و بر اساس کیفیت تجارب مستند شده، با تأیید مدیر مربوطه امتيازدهي مي‌شوند.

تذکر: هرگاه فرد بیش از یک تجربه مستند شده داشته باشد، در صورتی که از سقف امتیاز این شاخص فراتر نرود، قابل محاسبه خواهد بود.

تذکر: شاخص فوق در ارزيابي عملکرد برخی کارکنان خدماتی و پشتیبانی (تذکر بند (ج) موضوع فرم‌های ارزیابی) لحاظ نمي‌گردد.

7-1- ارائه پیشنهاد برای بهبود انجام وظايف

پيشنهاداتي كه توسط مدیران و کارکنان ارائه مي‌شود در صورتی قابل قبول است که تأیید شده و به اجرا درآمده باشد و مستندات اجرایی شدن آن ارائه گردد. هر پیشنهاد در سطح واحد با تأیید مدیر واحد مبنی بر اجرای پیشنهاد و در سطح مؤسسه / وزارت در صورت اخذ مصوبه کمیته نظام پیشنهادات قابل امتیازدهی می‌باشد.

تذکر: در صورتی که پیشنهاد توسط دو نفر یا بیشتر ارائه شده باشد، امتیاز پیشنهاد به نسبت مشارکت به افراد تعلق می‌گیرد.

تذکر: چنانچه کارکنان بیش از یک پیشنهاد ارائه نمایند، امکان برخورداری از امتیازات آن منوط به رعایت سقف شاخص می‌باشد.

8-1- ارائه طرح‌های اجرایی و تحقیقاتی

اين شاخص شامل طرح‌هاي تحقيقاتي و اجرايي (در راستاي وظايف شغلي فرد) بوده و حداكثر امتياز تعلق گرفته به اين شاخص 10 امتياز مي‌باشد. ضمیمه نمودن مستندات مربوطه که به شرح زیر مطرح می‌گردد الزامی است:

·         طرح‌های اجرایی که منجر به صدور بخشنامه می‌گردد و یا طرح‌هایی که تحت عنوان شیوه نامه، دستورالعمل، آئین نامه و... در راستای فرآیندسازی برای اجرای بخشنامه‌ها تهیه می‌گردند با تأیید و نظر مدیر واحد از امتیاز برخوردار می‌گردند.

·        رعایت موارد ذیل برای احتساب امتیاز طرح‌های اجرايي و تحقيقاتي الزامی است:

تذکر: در خصوص طرح‌های تحقیقاتی ضمیمه نمودن اصل تأییدیه از معاونت پژوهشی که در آن به کد پژوهشی و اتمام طرح اشاره شده باشد، الزامي است.

تذکر: هرگاه فرد بیش از یک طرح اجرایی یا تحقیقاتی مصوب داشته باشد، امتیازدهی منوط به رعایت سقف امتیاز شاخص می‌باشد.

تذکر: شاخص فوق در ارزيابي عملکرد برخی کارکنان خدماتی و پشتیبانی (تذکر بند (ج) موضوع فرم‌های ارزیابی) لحاظ نمي‌گردد.

9-1- دریافت تشویق‌ها

این شاخص شامل نشان‌های دولتی و تقدیرنامه‌هایی است که از مقامات مختلف کسب می‌گردد.

تشویقی دارای امتیاز است که موارد زیر درآن رعایت شده باشد:

·         تشویقات باید در راستای ایفای وظایف شغلی فرد باشد. تشویقاتی که برای فعالیت‌های فوق برنامه و یا فعالیت‌های خارج از سازمان صادر شده باشد فاقد ارزش امتیازی می‌باشد (تشویق‌های دریافتی از سوی هیئت‌های نظارت و اجرایی انتخابات کشور مستثنی می‌باشد.).

·         تاریخ صدور تشویق‌نامه باید مربوط به دوره ارزیابی باشد. به طور مثال تشویقات ارائه شده جهت دوره ارزیابی سال 1391 باید در همان سال صادر شده باشد. بدیهی است تشویقات فاقد شماره و تاریخ از امتیاز برخوردار نمی‌باشد. به تشویقی‌هایی که جنبه عمومی داشته یا به مناسبت روز خاص و برای خدمات مشخصی صادر شده یا در زمینه وظایف شغلی نباشد و یا از سوی مقامات تعریف شده در جدول مذکور صادر نشده باشد امتیازی تعلق نمی‌گیرد.

·         تشویقاتی که با دو امضا صادر شده باشد، بالاترین مقام امضا کننده به عنوان صادر کننده تشویق محسوب می‌گردد.

·         تشویقات باید در قالب تقدیرنامه یا تشویق‌نامه صادر شده باشد و تشویقاتی که در قالب ابلاغ، انتصاب و... صادر گردد فاقد اعتبار است.

·         چنانچه شخصی دو تشویقی با یک مضمون از مدیر مستقیم  و همچنین مقام بالاتر دریافت کرده باشد، علي‌رغم اینکه مضمون هر دو تشویق یکی است از امتیاز هر دو تشویقی می‌تواند بهره‌مند گردد.

·         با توجه به تعداد تقدیرنامه‌های فرد، رعایت سقف امتیاز محور الزامی است.

·         تایید مدیر واحد در مورد تشویقات سایر وزارتخانه‌ها و سازمان‌های دولتی الزامیست.

مواردی‌که در امتیازدهی این شاخص بایستی مدنظر قرار گیرد به شرح ذیل می‌باشد:

     تشویق‌های دریافتی از سوی هیئت‌های نظارت و اجرایی انتخابات کشور صرفأ در فرم‌های ارزیابی و به شرح ذیل دارای امتیاز می‌باشد:

1-    محور آموزش

این بند دارای 20 امتیاز می‌باشد که با توجه به شاخص‌های سه گانه زیر امتیاز به آن تعلق می‌گیرد. سطوح  كسب امتياز براي هر سه گروه (مديران مياني، پايه و كاركنان) در اين محور يكسان مي‌باشد.

1-2- آموزش به هر همکار با تأييد همكار و مدير واحد

در امتیازدهی این شاخص ارائه گواهی آموزش به همکار که به تأیید مدیر واحد و همکاران رسیده و شامل نوع آموزش و تعداد آموزش گیرندگان است ضروری مي‌باشد.

تذکر: آموزش و انتقال تجربیات به هر همكار با تأييد همكار و مدير واحد 2 امتياز مي‌باشد و سقف امتياز اين شاخص 10 امتياز مي‌باشد.

تذکر: گذراندن دوره‌های مختلف آموزشی (عمومی، شغلی و بهبود مدیریت) هیچ‌گونه امتیازی ندارد.

تذکر: شاخص فوق در ارزيابي عملکرد برخی کارکنان خدماتی و پشتیبانی (تذکر بند (ج) موضوع فرم‌های ارزیابی) لحاظ نمي‌گردد.

2-2- تدریس در زمینه شغل مورد تصدی در دوره‌های عمومی یا تخصصی

                      ·           امتیازدهی این شاخص منوط به ارائه گواهی تدریس برای افرادی که به عنوان مدرس در دوره‌های عمومی یا تخصصی ستاد وزارتخانه یا دانشگاه‌ها و سازمان‌های تابعه تدریس کرده‌اند و دارای مجوز کمیته اجرایی آموزش دانشگاه، دفتر ریاست جمهوری، اداره کل آموزش مداوم و یا مدیریت آموزش و پژوهش استانداری می‌باشند است و به ازای هر 5 ساعت تدریس 1 امتیاز تعلق می‌گیرد.

                      ·           تدریس در همایش‌های بین المللی با مجوز واحد آموزش اداره کل منابع انسانی قابل قبول است و به ازاي هر تدريس در همايش بين‌المللي 2 امتياز تعلق خواهد گرفت.

                      ·           تدریس واحدهای درسی در دانشگاه‌ها منوط به موافقت واحد مربوطه مرتبط بودن با شغل و ارائه گواهی، قابل امتیازدهی مي‌باشد و به ازای هر 2 واحد تدريس، 5 امتیاز تعلق می‌گیرد.

تذکر: شاخص فوق در ارزيابي عملکرد برخی کارکنان خدماتی و پشتیبانی (تذکر بند (ج) موضوع فرم‌های ارزیابی) لحاظ نمي‌گردد.

3-2- کسب موفقیت‌های ویژه

1-3-2- دریافت تأییدیه و جایزه از مراکز معتبر تخصصی مرتبط

                      ·           دریافت تأییدیه و جایزه یا اختراع ثبت شده از مراکز معتبر تخصصی از قبیل جشنواره خوارزمی، رازی، سازمان ثبت اختراعات و اکتشافات، دبیرخانه جایزه ملی بهره‌وری و تعالی سازمانی

2-3-2- تألیف یا ترجمه کتاب در زمینه شغلی

                      ·           کتاب تألیف یا ترجمه شده می‌بایست در زمینه شغلی و در سال ارزیابی چاپ شده باشد و دارای شابک باشد. چاپ مجدد کتاب بدون ویرایش قابل قبول نمی‌باشد.

                      ·           ارائه مستند شناسه کتاب که اطلاعات مربوط به چاپ، سال نشر، شابک و نام و نام‌خانوادگی کامل نویسندگان/ مترجمین در آن مشخص گردیده است الزامیست.

                      ·           به نویسنده یا نویسندگان اصلی کتاب حداکثر امتیاز (تالیف 20 ،ترجمه 10) و به سایر همکاران نصف امتیاز نویسنده/ نویسندگان اصلی تعلق می‌گیرد.

                      ·           چاپ مجدد همراه با ویرایش کتاب نصف امتیاز به نویسنده/ مترجم آن تعلق می‌گیرد.

3-3-2- تألیف یا ترجمه مقاله در زمینه شغلی

مستند مقاله تألیف یا ترجمه شده به همراه شناسه مقاله که در سال ارزیابی چاپ شده باشد الزامیست. 

تذکر: پایان‌نامه‌ها، جزوات کمک آموزشی و مصاحبه‌های چاپ شده در نشریات فاقد اعتبار می‌باشد.

تعاریف:

                      ·           ISI  یا همان موسسه اطلاعات علمی (Information Institute for Scientific): یکی از موسسات معتبر در عرصه جهانی می‌باشد و بدلیل دارا بودن استانداردهای بالای علمی و ارزیابی، درحال حاضر در جایگاه نخست جهانی قرارگرفته است. این مؤسسه در دنیا برترین مقالات جهان را در سایت خود قرار می‌دهد و معیار ارزشی دانشمندان در اکثر نقاط جهان است.

                      ·           ISC   یا همان پایگاه استنادی علوم جدید و تکنولوژی جهان اسلام: همانند ISI دارای مقالات دانشمندان است.

                      ·           ارائه مقاله در مجلات علمی-پژوهشی: هر توليدي كه به دنبال جستجوي حقايق و براي كشف بخشي از معارف و نشر آن در ميان مردم و به قصد حل مشكلي يا بيان انديشه‌اي در موضوعي از موضوع‌هاي علمي، از طريق مطالعه‌اي نظام‌مند، براي يافتن روابط اجتماعي ميان پديده‌هاي طبيعي به دست آيد و از دو خصلت اصالت و ابداع برخوردار باشد و نتايج آنها به كاربردها، روش‌ها و مفاهيم و مشاهدات جديد در زمينه علمي با هدف پيشبرد مرزهاي علمي و فن‌آوري منجر گردد، علمي– پژوهشي قلمداد مي‌شود.

                      ·           ارائه مقالات در مجلات علمی- ترويجي: اين گونه مقالات به مقالاتي گفته مي‌شود كه به ترويج يكي از رشته‌هاي علوم مي‌پردازد و سطح آگاهي‌ها و دانش خواننده را ارتقا مي‌بخشند و او را با مفاهيم جديد علمي آشنا مي‌سازد. اين گونه مقالات مي‌توانند به صورت تأليف و يا ترجمه باشند. اصولاً مقالات ترويجي فقط براي اشاعه دانش بشري و عالمانه كردن آن و جهان پيراموني آن است و هدف ديگري ندارد.

تذکر: به ترجمه مقالات در مجلات علمی پژوهشی، علمی ترویجی و سایر نشریات نصف امتیاز مربوطه تعلق می‌گیرد.

4-3-2- سخنرانی یا ارائه پوستر در همایش علمی مرتبط

سخنرانی یا ارائه پوستر در همایش‌های علمی بایستی مرتبط با وظایف شغلی بوده و ارائه مستند گواهی آن الزامیست.

(سخنرانی 7 امتیاز، ارائه پوستر6 امتیاز)

5-3-2- تدوین گزارش تخصصی مرتبط با شغل

گزارش تخصصی می‌بایست مرتبط با شغل بوده و شامل شرح اقدامات انجام شده، نقاط قوت و ضعف یک برنامه یا طرح یک مشکل بوده و راهکارهای بهبود برنامه نیز در آن ارائه گردد و به تأیید معاونین/ ریاست مؤسسه رسیده باشد.

(استانی و وزارتخانه 10 امتیاز، در سطح مؤسسه 5 امتیاز)

تذکر: هرگاه فرد در محور کسب موفقیت‌های ویژه بیش از یک تأییدیه و جایزه ،تألیف یا ترجمه کتاب و مقاله، سخنرانی یا ارائه پوستر و یا گزارش تخصصی داشته باشد امکان امتیازدهی منوط به رعایت سقف امتیاز شاخص است.

تذکر: شاخص فوق در ارزيابي عملکرد برخی کارکنان خدماتی و پشتیبانی (تذکر بند (ج) موضوع فرم‌های ارزیابی) لحاظ نمي‌گردد.

1-     محور رضایت ارباب رجوع

این بند دارای 20 امتیاز می‌باشد که با توجه به شاخص‌های سه گانه زیر، امتیاز آن به افراد تعلق می‌گیرد. سطوح  كسب امتياز براي هر سه گروه (مديران مياني، پايه و كاركنان) در اين محور يكسان مي‌باشد.

1-3- رضایت‌مندی از کارمندان دارای ارباب رجوع

                      ·           هر سه گروه مديران پايه، مياني و كاركنان داراي ارباب رجوع بر اساس نظر‌سنجي انجام شده در سه طیف امتیاز کسب می‌نمایند.

                      ·           حسن برخورد، داشتن سعه صدر و تلاش در رفع مشکلات و پاسخ‌گویی به ارباب رجوع ملاک امتیازدهی می‌باشد.

 2-3- رضایت از کارمندان بدون ارباب رجوع

هر سه گروه مديران پايه، مياني و كاركنان بدون ارباب رجوع با نظر مدیر مسئول و با در نظر گرفتن معیارهای، رعایت شعائر و اخلاق اسلامی در محیط کار، رعایت انضباط اداری شامل حضور به موقع در جلسات و انجام به موقع وظایف و تکالیف محوله، در سه طيف امتياز كسب مي‌نمايند.

3-3- رضایت همکاران

هر سه گروه مديران پايه، مياني و كاركنان با توجه به معيارهاي ذیل در سه سطح مورد ارزيابي و امتيازدهي قرار مي‌گيرند:

رسیدگی به مشکلات همکاران، داشتن حسن برخورد و سعه صدر، تلاش در پیگیری مسائل گروهی، تلاش در برقراری نظم، توجه به نظر همکاران، از معيارهاي امتيازدهي در اين محور مي‌باشند.

تذکر: کسب امتیاز توامان از دو بند 1-3 و 2-3 امکان‌پذیر نمی‌باشد.

تذکر: در صورتی که فرد دارای سابقه محکومیت در هیئت تخلفات اداری و یا شکایات تأیید شده توسط مقام مافوق و یا اداره رسیدگی به شکایات در سال مورد ارزیابی باشد، امتیاز این شاخص با در نظر گرفتن این موارد توسط مقام ارزیابی کننده کسر خواهد شد.